一个强大的任务管理工具应该具备的九大特性(附清单)

 


21CTO 导读:现在有这么多的任务管理工具,我们来选择哪一个。我们来总结一个清单,帮你缩小选择范围。


 

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概述
 
我们的总体目标,是能在不使工作流量不变复杂的情况下提高任务管理效率。
 
其中任务可以是简单待办列表,也可能是复杂的项目管理,用于团队的任务管理,包含具体的细节和流程。
 
选择合适的工具并匹配我们的工作模式会事半功倍,即提高效率,降低成本,而非增加现有人们的工作负担。
 
选择理想的任务管理工具,需要与我们的团队策略匹配,一些基本功能需要具备,也不能将就妥协。
 
以下是我们为开发者精选的工具清单,旨在让您更轻松的进行任务管理:
 
1、计划任务
 
有效的任务从恰如其分的计划开始。
 
一个计划包括时间预算、资源依赖、边界范围以及详细时间表。有成效的任务规划必须经过结构化方法,然后将工作分解为几个阶段。
 
接下来,我们要选择一个优秀的任务管理工具,来将工作分解为清晰的任务,还可以把任务顺序进行优先级调整。
 
2、任务调度
 
任务管理其本质就是每天组织工作。不论你是个人还是团队,都需要将任务简化。
 
任务管理工具可以允许人们创建和管理日程安排。每天,每周以及每月计划工作,不能错过重要任务,帮助人们监控工作进度,让工作更透明。
 
任务管理工具的通知和提醒功能,会让任务调度更有意义。
 
以以上这些功能,可以提供人们始终保持警惕,避免你在某单个任务上花费过多时间。
 
3、重复任务
 
任务管理工具的另一个功能就是为一段时间内创建和安排任务。
 
一些任务需要每天重复,比如提醒我们的闹钟和其它警报提示,比如预约牙科、喝水等。
 
在专业的团队项目中,单个任务可能包括在多个项目中。例如,可以按每天、每周或每月为多个团队安排在一周结束时间的任务。
 
4、优先级
 
因为在任务清单有很多个项,我们会在做任务排序时会感到困惑。有效的任务管理工具提供一些选项来帮助我们确定优先级。
 
通常情况下,我们根据任务本身的紧急程度或其它任务的依赖性来确定任务之优先级。
 
良好的任务管理工作应该能够提供指定优先级和任务的机制,这样才能帮助我们完成最重要最紧急的工作,从而加速项目关键阶段的推进&完成。
 
5、任务跟踪
 
当安排了任务后,尤其是研发团队中,跟踪需要完成的任务会存在一定困难。当使用任务管理工具后,可以使这个过程更加容易,它可以帮我们准确的跟踪进程。
 
包括:哪些任务正在开始,哪些正在进行中,哪些已经完成。
 
当正确定义的任务被分配给相应的团队成员后,包括他们所属的项目以及紧急程度,我们就能够获得通过搜索或过滤任务取得相关项目的当前状态与数据。
 
这对项目每位成员会带来巨大好处。每个人都可以跟踪任务,管理者就可以轻松的完成工作任务,达成项目计划,同时也会节省很多不必要的任务重建时间。
 
6、日历
 
一个优秀的任务管理工具,应该具备一个日历功能,以例让人们更易管理和访问工作日历。
 
通过日历,我们既可以组织与安排任务,还可用于调整项目时间和召开会议。
 
不论是需要在日历上标记里程碑还是截止日期,还是需要安排会议,让人们能够轻松跟进工作进度,中心化地日历都是非常必要的。
 
7、协作
 
在团作的工作中,协作与任务管理密切相关。这也是任务管理工具的重要价值——改善团队协作。
 
复杂和设计不好的任务管理应用反而会影响沟通,反过对任务管理产生更多的负面影响。
 
高效的协作渠道是在项目和任务管理中重要的关键因素。
 
团队应该能够通畅的交换信息、共享任务以及接收任务更新进度。不论是文件附件还是分配的详细任务,团队通过工具能够轻松地及时交流信息。
 
8、时间跟踪
 
简化工作的核心要素,是跟踪每项任务的时间。
 
通过此种方式,我们可以在时间和预算方面能够准确衡量每项任务所花的时间,是不是值得花时间以及如何对项目做出贡献,还有对项目产生的总体影响。
 
团队合作时,跟踪时间的重要性性通过两种方式表现:
 
1) 计算每项任务花费的时间,根据工时数量计算工资
2) 准确评估每个任务的时间与管理层所需要的时间
 
9、可视化报告
 
任务管理工具的一部分是监控、观察任务进度。这在之前,需要我们规范任务流程,避免错过项目最后期限,并能够有效完成任务进度。
 
 
一个任务管理软件能够帮我们做到以上能力,能够轻松监控和查看任务报告,就是一个值得用的优秀任务管理工具。
 
以下是我们推荐的七种适合初创企业的任务管理工具:
 
1. nTask
 

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https://www.ntaskmanager.com/
 
nTask是该领域软件的新秀。其设计目的是为了消除那些复杂的工具给用户带来的中途想放弃的挫折感。因此上,它简单界面减缓了任何类型用户的学习曲线。
 
应用特点:
具有列表、网格和日历等直观形式的任务视图。通过一整套筛选器,来协调查看并管理各项任务
一键式创建,并能将多个任务链接到不同项目之中
能创建各种任务清单,并给予任务说明
能为任务显示单独的状态、优先级与截止日期
能手动记录工时,自动更新到相应的工单之中
通过自动生成的进度表,来显示任务的进度百分比
可以创建以每天、每周、每月为周期的重复性任务
能向每个任务添加文件、图片和注释,促进更有效的沟通
能通过公用链接或电子邮件,将任务的详细信息导出到各种外部资源里
有调色板能对不同的任务进行颜色区分
自动生成甘特图,为您提供各种任务时间线的路线图
在活动日志(Activity Log)中,可查看任务的历史记录
将任务分配给多个受让人(assignee),以划分出工作流程
能根据既定的议程、讨论要点和后续行动,产生并管理相关的会议纪要
 
以下是提供与nTask无缝集成的应用,包括:
Slack、Zapier、Google Calendar、Outlook和Yahoo! Mail(即将支持)
 
购买费用:
免费方案 - 5个工作区+200MBs存储空间。
专业方案 - $2.99,无任何限制。
缺少内容:
不能创建子任务和任务的相关性
不提供团队的实时IM 通信
 
2. Teamwork
 

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https://www.teamwork.com/
 
Teamwork是目前最好的任务管理工具之一,它能使团队协作更为顺畅。它能提供的项目管理功能包括:简单的任务管理、时间跟踪、计费以及更多其他方面。无论您的团队是大还是小,Teamwork都能够帮助您增强对于项目的管控能力。
 
应用特点:
能创建多个任务,并将其划分为易于管理的多个子任务
使用数字计时器,为每个任务分别跟踪和记录时间
通过数字计时器,来记录每个任务的可计费与不可计费的工时
在每个任务旁边添加预估时间与工作进度
为每个任务设置优先级状态、提醒和标签
能创建各个任务的相关性和那些重复性的任务
支持从Excel中导入任务
将任务链接到由Teamwork所单独创建的里程碑上。您还可以将任务链接到Teamwork的日历上
通过控制通知的设置(Notification Settings)来管理要提醒的用户与时间
使用“注释和聊天功能任务板”(Comment and Chat Feature Task Board),方便成员之间进行沟通
 
能够提供集成的应用:
Basecamp、Trello、Slack、YouTube、Infusionsoft、Dropbox、Gmail和Everhour
 
购买费用:
免费方案 - 5个用户+100MB存储空间。
专业方案 - 每位用户每月9美元,享有100GB的文件存储空间。
缺少内容:
 
在任务管理(Task Management)中,不能提供问题的跟踪与报告
 
3. Droptask
 

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https://www.droptask.com/
 
Droptask 有哈佛大学、可口可乐和迪士尼等世界知名品牌的背书,它给用户带来了一个灵活易用的任务管理框架。它在设计上引入了人们熟悉的文氏图形(Venn diagram),并允许在颜色上进行定制。较之其他任务管理软件,它有着最短的学习曲线。
 
突出特点:
有趣味性引导视图和各个任务的工作流视图
可为每个任务添加备注、受让人、标签、清单、提醒和附件
使用滑动条(来选择和管理任务的紧急性、优先级、进度以及工作量
可在任何需要的时候访问查看任务的历史记录
可创建单独的类别或项目,可通过拖曳操作将任务重新定位到他处
监控和管理每个团队成员的任务通知
 
提供无疑集成的应用包括:
Dropbox、Google Calendar、Outlook和Google Drive
 
购买费用:
免费方案 – 不限制用户数和工作区数。
个人方案 – 每位用户每月$5,享受所有功能
 
缺少内容:
不提供问题跟踪报告,无法识别与任务相关问题
不提供甘特图(Gantt Chart)来显示任务时间线的路线图
无法用时间表来跟踪记录员工的工时
 
4. Proofhub
 

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https://www.proofhub.com/
 
Proofhub虽然价格不菲,但是它能提供统一的 IM通信、邮件项目管理和多语言的用户界面,因此亦广受欢迎和接受。它与nTask类似,其使用最简洁的平台界面,来管理团队的协作,保证项目的按时交付。
 
应用特点:
使用灵活的看板(Kanban)来定义工作流,并提供列表和任务的视图板
既可使用数字计时器来跟踪每项任务的耗时,也可以手动记录时间
可为每个任务的成员分配自定义角色
根据项目的生命周期来做任务切换以及移动到不同的阶段
通过访问任务板上的图表列,以获知对于正处于进行中、已完成、以及全量任务的快速分析与摘要
能创建子任务,并分配给不同的团队成员
能将界面语言从英语切换为法语、西班牙语、德语、波兰语或葡萄牙语
可通过整体甘特图来查看不同任务和项目时间表的路线图
 
提供集成的相关软件:
FreshBooks、Dropbox、Google Drive和Box。
 
购买费用:
89元/月 - 不限制项目数和用户数
 
缺少内容:
不提供问题与风险跟踪
 
5. ActiveCollab
 

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https://activecollab.com/
 
ActiveCollab是一款为小型团队和小企业提供,用于管理与组织工作流程的另一款强大工具。它在此领域已深耕十年,凭借其易用性和灵活性,广受众多的学术机构和政府组织类用户的欢迎。您可以用它来管理项目的各个方面,包括:时间跟踪、团队协作或产品计价。
 
ActiveCollab是一款能在多种浏览器上运行的、基于云服务的应用。同时它也可以被安装在个人服务器上。
 
应用特点:
能在单个面板上创建并组织各项任务,并能按照截止日期、标签或人员进行自定义筛选
可为每项任务选择受让人、添加提醒、注释、以及文件,以更供团队共享
可将各种任务按照甘特图、列状视图或列表视图进行组合
可将日历与特定事件的任务进行同步
可用秒表来跟踪某个任务所花费的总工时
根据正在进行中任务的数量生成报告
 
能够提供集成的软件:
Slack、Quickbooks、Google Drive、Dropbox、Asana和Zapier。
 
购买费用:
25元/月 - 5个用户数+5GB存储空间
 
缺少的内容:
不支持子任务,无任务相关性
无法跟踪问题与风险
 
6. Trello
 

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https://trello.com/
 
无需多介绍,Trello是这个星球上最好的任务管理工具之一,它定义了各种类型的基础性任务管理。
 
Trello的特点在于:其交互式的简单看板,能够方便快速地将任务从一栏目拖拽到另一个任务之上。此外它的免费计划不限制任何用户数、面板(board)数和清单数量,这些正是小型和初创型企业急需拥有的几个功能和服务。
 
应用特点:
灵活的看板模式,能以卡片、面板和列表的形式存储各项创建的任务
用户可以在卡片中创建各种清单,并能给每项任务的绩效投票
发电子邮件到面板(Email-to-board)的功能,允许用户将他们的电子邮件直接转换到面板和卡片上
能够为每个包含有任务的面板分配任务、附加文件、添加说明和进度清单
可在面板和卡片上添加带有表情包的评论,以便与团队中其他成员进行实时沟通
 
Trello可以提供集成的软件:
 
Google Hangouts、Zapier、Google Calendar和GitHub
 
购买费用:
免费方案 - 用户数和面板数无任务限制 。
商用方案 - $9.99/月,包括 250MB存储空间+多个集成插件+数据安全性
 
缺少的内容:
无法对任务进行时间跟踪
无法选择任务摘要的报告格式
不支持任务相关性和重复性任务
无法为面板和任务提供甘特图
 
7.Nifty
 

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https://www.niftypm.com/
 
Nifty也是该领域的一款知名项目管理工具。它为用户提供了多种功能组合,以协助团队的沟通和项目管理。其亲民的价格很适合于那些预算有限、又想提高生产率的小型团队。
 
应用特点:
其看板视图将任务分为三大类:新建、正在进行中和已完成
能够在路线图上可视化各个任务的截止日期和里程碑
以不同的电子表格、演示文稿、视频、音频、图像及代码类型存储文件
为团队中的每个成员管控他们的通知
根据用户和里程碑来筛选不同的任务
能将一个或多个成员分配到某项任务之中
除了提供讨论板之外,其注释功能还能帮助团队通过协作来完成任务
 
与其它应用集成:
Google Drive、Google Calendar和Slack (即将支持)
 
购买费用:
基础方案 - 每位用户每月8元,享有5GB的存储空间+不限项目数。
 
缺少的内容:
不提供甘特图
无任务优先级
不显示任务进度
无活动指示板
 
小结
 
我们在此罗列的七种任务管理工具中,并没有一种能够全面适合所有的应用场景。因此请各位根据本企业的自身局限性和业务优势,选取一种最适合自己业务快速发展的工具使用~
 
祝您工作愉快!
 
 


作者:洛逸
来源:21CTO 社区


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